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物業項目經理如何做好時間管理
作者:昭通弘彩物業  來源:本站  發表時間:2019/6/27 17:32:28  點擊:50

一、項目經理如何做好自我時間管理


(一)抓大放小

物業工作千頭萬緒,項目經理要學會抓住物業管理中的主要矛盾。如安全生產、工程消防、培訓考核、對上溝通等應該親自過問,掌握3K工作法(關鍵時間、關鍵地點、關鍵人物),其他工作授權并監督各專業線負責人落實即可。


抓工作要有狠勁,如習近平總書記所講:“抓鐵有痕、踏石留印”,抓而不緊、等于不抓,反過來還有副作用,下面員工會認為你就是一個馬馬虎虎的經理,整個項目會彌漫一種松松垮垮的氣氛。

(二)點面結合

物業項目的管理工作是一個由各個崗位群、時間段組合在一起“時空結合”的四維任務體,項目經理要掌握各個關鍵節點,以點帶面、全面控制。


比如,在檢查中發現一個保潔員存在問題后,就要把他(她)的問題進行分析研究,然后作為案例向全體保潔員及相關員工進行講評教育,起到防微杜漸、亡羊補牢的預警作用。另一方面,如果發現員工的好人好事、服務創新等,也應該積極宣傳推廣,號召其他員工來學習共進,全面提升項目服務水平。

(三)動靜相宜

古語道:動如脫兔,靜如處子,君子見機而作。在項目管理中,項目經理應該達到動靜結合、動靜相宜的境界。

動,指的是走動、活動。很多物業公司提倡走動式管理、現場化辦公,這是非常契合物業實際的管理創新。只有走出辦公室,走到項目的各個服務現場,誠如日本管理之圣稻盛和夫說的那樣去“聆聽工作現場神靈的聲音”,才能準確把握本項目的實際服務水平和存在的管理漏洞。

靜,指的是靜心、善思。

(四)流水不腐

物業服務是一個動態過程,產品就是一種服務,因而管理者要重視建立《每日管理流程》并按照流程進行規范化的“流水作業”,流水不腐、戶樞不蠹。這個要點其實主要是針對項目經理的自我控制力的“燈下黑”而制定的。畢竟,項目經理是項目部的最高領導,他如果隨心所欲地做一些事情,如待在辦公室“深居簡出”、天天上網等,會給項目帶來無法估量的損失。


如果按照每日管理流程來辦事,什么時候什么地點辦什么事,一清二楚;而且能促使自己養成日事日清、日事日畢的好習慣。隨著時間變遷,項目經理在管理流程的推動下,能養成一種良好的管理慣性,提高自己的管理敏銳度、熟練度。

項目經理是公司的駐場代表,員工的主心骨,其職場精神、職業素養既體現了他(她)自身的品質,也是一個公司的管理形象所在。我們常講項目經理是“八小時上班、二十四小時負責”,必須全力投入到項目管理中去,殫精竭慮、夙夜在心。



二、項目經理如何做好員工時間管理


(一)服務流程

相對應項目經理以及其他管理人員的管理流程,員工也有服務流程。原則上,員工的服務流程應該按照ISO作業指導書的標準制定,但是可以結合實際情況進行微調。


按流程抓員工工作,在無異常事件的情況,員工的服務應該是非常規范到位的,在規定時間、規定地點、做規定的事。這也有利于特殊項目如行政機關等項目避免“因為物業員工上班不能使用手機,經理就找不到員工”這樣尷尬的現象發生。

從根本上講,作為很大程度屬性是經濟人的多數物業員工,在進行了入職培訓之后,如果主管管得不緊、不科學,其人性的惰性會或多或少的暴露,行業內常講的“磨洋工”、“串崗”就會不經意地發生在我們身邊。以流程管人,是物業項目管理規范化的一個基礎。

(二)晨鐘暮鼓

員工的時間管理,要“抓兩頭”、促整天:要以開好晨會、暮會,促進一天的工作。這兩個會,前者是一日工作之計劃、主管對員工之叮囑,后者是一日工作之小結、主管對員工之講評。只要用心開會,此“兩會”便能成為員工工作激情的助推劑。


項目經理召集管理層也要開好這兩個會,一級抓一級,層層抓落實。像安保開晨會、暮會可以在保安隊員交接班的時候,領班匯報工作、隊長(安保主管)進行講評,全體隊員還應該進行基本的軍事訓練,也可以集體唱軍歌、司歌等,以鼓舞士氣、振奮人心。晨鐘暮鼓,有始有終,項目便能進入正軌。當然,晨會、暮會耗時不必過長,項目經理要提高會議的實效性。

(三)任務分解

科學的任務分解是確定員工基本工作任務和工作時間分配的必要基礎。可以制定《項目任務分解表》并上墻,按照“重要且緊急”、“重要但不緊急”、“緊急但不重要”、“常規任務”四大類進行分解,并合理安排時間。在任務分解的基礎上,“常規工作”一項可以確定基本的時間分配,“重要”類的任務也大概可以確定一些耗時,唯有“緊急”類的任務,往往是臨時性的、突發性的任務,不好掌控時間。

在員工的一日工作流程上,業界有兩種聲音,一方認為員工往往沒有滿負荷的工作,如保潔員,曾有專家統計認為一般來講一個保潔員可以在4.5個小時就把一天的工作干得很好了,于是一些項目經理就去擠壓員工的一日時間、過多安排任務;另一種聲音則認為為考慮應對突發性的緊急任務以及考慮員工生產力的人文關懷等因素,予以彈性設計員工的一日工作流程表。

四)工作統計

沒有調查就沒有發言權。員工一天干多少事,每個項目經理都清楚嗎?未必!所以我們要學一學科學管理之父——泰勒的科學管理方法。泰勒為了科學統計工人的具體勞動,做了一個“梅奧實驗”,把工人每一個動作所需時間都進行了統計并進行對比研究。


他的這一做法給物業行業的啟迪是巨大的。在如今我們都在大談特談物業管理創新轉型的大環境下,很多物業公司一窩蜂地向科技物業、智慧物業進軍,但是其自身連員工的科學工作量都是空白的,難道還要把這種粗放式的管理慣性帶到所謂的創新轉型升級的物業管理新常態中去?踏踏實實的做好物業項目管理的基本工作量統計,做好深度管理、細化管理,或許對于大多數物業公司來講或許更為必要,也更有管理價值。

(五)績效管理

獎勤罰懶、獎優罰劣——績效管理是項目管理的應有之義。但這與員工時間管理有什么關系呢?有關系。因為這主要是一個關于勞動效率、勞動生產率的管理問題。對員工進行時間管理,不是給他(她)一個固化的時間分配表,比如保潔員多久打掃一次衛生間之類的,而是通過科學管理提高他們的工作效率,提高他們的工作積極性和幸福感。


如果員工能超額、省時、省工完成任務,那么就應該獎勵員工;也可在其愿意的基礎上,適當增加工作量或者學習使用科技工具提高生產率等,當然其報酬也要相應有所增加。在進行績效管理化的項目上,同一工種的員工,其每日工作流程是可以不一樣的,一些操作能手、服務骨干可以有新的任務,并得到公司給予的額外報酬。

(六)計劃管理

有些任務不是每天都做,可能是每周、每旬、每半月、每月、每季、每半年、每年等,這些可以稱為計劃性任務。比如保潔方面,有一種保潔我們稱之為“計劃保潔”(樓頂的清潔、幕墻的清洗以及一些需要定期深度保潔的任務等);其他工種也會遇到類似的計劃性任務。

因而在設計員工工作時間分配表的時候,應該考慮這種計劃性的因素,留有時間,并編入項目時間管理計劃大表。從宏觀上講,員工每日時間管理只是項目每周、旬、月、年等時間管理的一個組成單元,有一塊是始終交叉、重疊的,那就是計劃性任務的時間板塊。


員工是一個物業項目的利潤所在,他們“照顧”著業主和客戶,也“照顧”著項目和經理。如何更好的安排員工的工作時間,提高勞動生產率和工作幸福度,是同樣重要的,也是一致的。


統稿:曉 樂

編排:子 薇

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